Lograr optimizar la gestión logística es clave para toda empresa que realice una labor relacionada, directa o indirectamente, con el almacenamiento y envío de bienes. Es indispensable para ahorrar tiempo y recursos, como así también para lograr una mayor satisfacción por parte de los clientes. No obstante, para que esto pase, debe funcionar adecuadamente todos los eslabones de la cadena de suministro.

 

En este sentido, es común que aparezcan ciertos errores que son habituales en el sector logístico. A continuación, hablaremos de los más comunes y de cómo un software de gestión de almacenes puede ser de gran utilidad para que, tanto los operadores logísticos como cualquier empresa que desempeñe esta actividad, pueda optimizar su desempeño.

 

 

Errores más frecuentes en la gestión logística

 

No revisar la documentación

 

El primer error que puede aparecer y al que queremos hacer referencia, tiene que ver con no hacer una revisión previa de la documentación de rigor. Es común que algunas empresas eviten prestar atención a las descripciones mínimas de los productos o que no revisen que la factura comercial tenga todos los puntos necesarios. Cuando esto pasa, puede ocasionar, incapacidad para nacionalizar las mercancías importadas, por ejemplo.

 

En este sentido, el adecuado manejo y control de la documentación es indispensable para el buen desarrollo del proceso logístico. Los descuidos en este punto pueden impactar considerablemente en la actividad, llevando a pérdidas de tiempo y dinero.

 

Los softwares de gestión de almacenes digitalizan todos los documentos y los almacenan en un sistema centralizado. Esto permite un control y seguimiento de toda la documentación y de todos los cambios que se van realizando.

 

Incumplimientos por parte de transportistas

 

En segundo lugar, los incumplimientos por parte de los transportistas también pueden tener efectos negativos en la logística general de una empresa. Lo más frecuente es que estos incumplimientos sean en relación con la hora de carga o de llegada de los productos.

 

Con un software de gestión de almacenes se puede llevar una trazabilidad completa del estado de las entregas y detectar cuando hay problemas y retrasos. De esta manera, evitamos incumplimientos y controlamos mejor el desempeño de los transportistas.

 

 

No informar el despacho de mercancías

 

Muchas veces, por olvidos, puede suceder que las mercancías de un almacén sean despachadas, pero que no se lleve a cabo el informe pertinente. La consecuencia de ello son las demoras en las operaciones.

 

También puede llevar a aumentos en los costos. Una forma de evitar esto es a través de la automatización de los procesos, ya que se emiten siempre los informes cuando los productos sean despachados. De nuevo, si disponemos de toda la información centralizada en el software, evitamos en gran medida este error humano.

 

Equivocaciones en envío de mercancías

 

Este es un error que ocurre con frecuencia y que puede tener grandes impactos económicos y de tiempo. A veces, estos pueden procesar erróneamente las guías o BL. Si eso pasa, las mercancías pueden ser enviadas a destinos que no son los esperados.

 

En estos casos, generalmente se debe devolver la mercancía al destino original, utilizando el mismo medio de transporte. Esto repercute en un aumento significativo de los costes, a la vez que demora la entrega de los productos en destino.

 

El control exhaustivo que se lleva a cabo con un software de gestión de almacenes mitiga este hecho, al haber un control de stock, localización de productos o registro de movimientos, entre otros.

 

Congestión de almacenes

 

Especialmente en los meses en los que hay alto movimiento de mercancías, es común que los almacenes se llenen y que puedan llegar a congestionarse. Si esto pasa, las empresas tienden a verse obligadas a buscar externalización.

 

Hay que tener en cuenta que estas congestiones muchas veces no se pueden paliar en el momento, lo cual provoca un efecto en cadena que puede ocasionar graves retrasos y pérdidas económicas y de reputación.

 

Los softwares de gestión de almacenes permiten planificar la demanda según las necesidades gracias a su sistema predictivo. Esto evita que haya falta o exceso de stock.

 

 

 

Mala comunicación

 

La comunicación entre los distintos departamentos, proveedores y clientes es indispensable. Es uno de los factores más importantes a tener en cuenta en una buena planificación logística. Cuando esta comunicación falla, se puede estar dando pie a errores, como es el caso de no informar acerca del despacho de una mercancía antes mencionado.

 

Todos los cambios, modificaciones o inconvenientes en la gestión de almacenes o en los traslados debe ser comunicada correctamente y en tiempo real. Por este motivo, los softwares de gestión de almacenes centralizan y homogenizan la información relacionada con la gestión de la mercancía y el almacén.

 

Demoras en los puertos

 

Esto suele guardar relación con fallos en la planificación logística portuaria, muchas veces por equivocaciones entre funcionarios a cargo. Los escenarios pueden ser variados, desde la congestión de los puertos hasta retrasos por parte de entidades gubernamentales para el transporte de mercancías especiales. Además, puede estar vinculado a insuficiencias en la infraestructura portuaria.

 

Un problema que considerar es que, muchas veces, cuando esto pasa, las empresas importadoras pueden someterse al pago de multas. Estas multas son tanto por día como por contenedor, según el caso.

 

Al igual que pasaba en el caso de los transportistas, podemos tener un control en tiempo real del estado de nuestra logística portuaria con un software de gestión de almacenes. Así, podemos anticiparnos a cualquier inconveniente que pueda suceder.

 

Almacenamiento de materiales sin utilidad

 

Cuando se tiene espacio de almacenamiento reducido o se acercan las épocas de mayor demanda de productos (para lo que se requiere de más stock disponible), el almacenamiento de materiales sin utilidad puede ser un problema.

 

Muchas veces, las empresas almacenan material en desuso, desde repuestos sin salida hasta maquinarias dañadas, reduciendo la capacidad total de los almacenes. Aún en los casos en los que los almacenes son amplios, este espacio ocupado puede llevar a que el trabajo en el espacio se vea obstaculizado y se generen demoras y falta de fluidez.

 

Los softwares de gestión logística realizan un análisis de inventario donde se puede identificar de manera sencilla los materiales excedentes y gestionar la obsolescencia según los criterios que indiquemos.

 

Trabajo sin planificación

 

Finalmente, otro de los problemas al que queremos hacer referencia tiene que ver con la falta de planificación general en logística. Hablamos de una planificación exhaustiva donde se tengan en cuenta aspectos como la optimización del espacio, gestión de la demanda, control de inventario recurrente o la comprobación constante del estado de cada mercancía.

 

Para planificar y llevar un correcto seguimiento, un software de gestión de almacenes nos permitirá coordinar y optimizar toda la actividad de nuestro almacén de forma más ágil y sencilla.

 

 

¿Por qué acudir a un software de gestión de almacenes?

 

A lo largo del artículo, hemos ido desgranando cómo un software de gestión logística mitiga los errores más comunes que suceden en este sector.

 

Un software como Alier SGA permite unificar procesos, automatizar el picking y packing, mejorar la facturación logística y ratios, gestionar eficientemente los almacenes, gestionar eficazmente los inventarios y comunicar en tiempo real todos los cambios. De esa forma, se reduce sustancialmente el margen de error, como también los costes de la empresa.

 

En este sentido, Alier SGA ofrece todas las herramientas necesarias para optimizar la gestión logística, aumentando la productividad y la eficiencia. Además, mejora la gestión integral de los procesos, a través de características únicas como:

 

• Logística inversa
• Reaprovisionamiento interno y externo
• Trazabilidad integral de los productos
• Gestión de incidencias Inbounds y Outbounds
• Gestión completa de los servicios logísticos
• Optimización de slots
• Control de la facturación logística en operaciones y servicios
• Generación automática de documentación
• Gestión de los recursos y de la productividad
• Control de las cargas de trabajo
• Mayor eficiencia en el recorrido del picking
• Planificaciones logísticas

 

¿Quieres saber más sobre Alier SGA? No dudes en contactar con nosotros. Resolveremos todas tus inquietudes sin ningún tipo de compromiso.